NF-e: Força-tarefa contra a desinformação

Marcos Giesteira

Uma das etapas mais importantes do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e), está com os dias contados para entrar em vigor. Até setembro, empresas de 79 setores terão de trocar o antigo bloco de notas pelo computador nas transações com outras companhias. Mas isso não quer dizer que todas estejam preparadas para o novo sistema.

Apesar do aviso feito com antecedência, o processo ainda provoca resistência e receio em alguns empresários mesmo com a grande quantidade de informações fornecidas pelo governo. A contadora Roberta Salvini acredita que as maiores dificuldades enfrentadas são a quebra de um paradigma e a utilização de um novo sistema de emissão de notas fiscais.

As empresas que já utilizam emissão por processamento de dados tendem a apresentar menos dificuldades pois já estão habituadas à utilização de um sistema. Mas, para empresas que emitem os documentos manualmente, o principal desafio está na sistematização e utilização de ferramentas de TI para o processo. “Da mesma forma, muitos municípios de nosso Estado não têm acesso à internet, o que dificulta a implantação e utilização da ferramenta. É uma nova forma de trabalho que gera mudanças nos processos.”

Para o coordenador do Grupo de Estudos em TI do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS) e consultor para os processos de Implantação de NF-e, Ricardo Kerkhoff, o modelo adotado pelo Estado é extremamente simplificado e possibilita a imediata disponibilidade do sistema de NF-e para qualquer empresa. Ele critica a acomodação de alguns empresários - que insistem em permanecer em uma metodologia arcaica e inadequada de gestão da empresa - e agora, além dos procedimentos específicos para a implantação de sistemas e o aprendizado da tecnologia, precisam se adequar a rotinas que exigem conhecimento de uso de internet e gestão de arquivos digitais. “A maioria das dificuldades que as empresas enfrentam é resultante de escolhas malfeitas durante os processos de gestão da informação, principal mercadoria do nosso tempo”, diz.

Mesmo atuando na área de tecnologia, a empresa Aucon Automação e Controle Ltda, de Porto Alegre, precisou deslocar um programador para desenvolver um software específico e realizar o processo de transição para o modelo de notas fiscais eletrônicas. Fabricante de equipamentos de automação e controle para acesso de estacionamentos e garagens, a empresa iniciou a etapa de implantação de NF-e há um ano.

O desafio maior foi adequar o sistema de controle de compras, produção e estoque da firma ao novo formato de emissão de notas do governo estadual e federal. Essas etapas já eram informatizadas, mas as notas eram preenchidas de maneira manual. “Colocamos um técnico de alto nível por cerca de três meses em cima disso. O investimento é alto e representa um custo significativo, ainda mais para empresas que precisam contratar profissionais externos para realizar essa substituição”, avalia o diretor, Francisco Nora.

Para ele, o sistema permitirá um controle fiscal mais rigoroso com a fiscalização da Receita. Outras vantagens apontadas são a agilidade e a redução de erros nos documentos. “O maior beneficiado será o governo, que terá um amplo controle das empresas. Praticamente, ele vai fazer a tua contabilidade. A questão é como atingir as empresas informais.”

Investimento para o futuro
Os custos variam bastante e são condizentes com o tipo de aplicativo que a empresa adquirir. O investimento mínimo é o da aquisição do certificado digital, necessário para a utilização de qualquer programa emissor, que pode variar entre R$ 90,00 e R$ 2,5 mil. Já o programa emissor, o próprio Ministério da Fazenda disponibiliza aos usuários com pequena quantidade de notas preenchidas. As empresas maiores têm disponíveis no mercado sistemas que agregam outros recursos a valores considerados médios em curto prazo, mas totalmente recuperáveis no futuro.

Segundo o contador Marcus Pias dos Santos, o volume de investimento é relativamente baixo, entre R$ 10 mil e R$ 30 mil na grande maioria dos casos, porém em algumas empresas de maior porte, os custos do projeto giram entre R$ 100 mil e R$ 300 mil. “Quanto ao retorno do investimento, a grande maioria das empresas acredita que não haverá retorno ou sequer sabe se o projeto se pagará ou não. Por outro lado, 35% afirmam que atingirão o ponto de equilíbrio de seis meses a um ano”, revela.

Pesquisa sobre companhias emissoras de NF-e
1. Perfil das Empresas
• Cerca de 55% das empresas entrevistadas emitem menos do que 500 notas fiscais por mês, 55% faturam até R$10 milhões por ano, 52% não têm filiais, sendo que 83% emitem ou emitirão NF-e por se enquadrarem na obrigatoriedade legal.

• Percebe-se que a amostra da pesquisa se caracteriza por empresas de pequeno porte com um volume pequeno de documentos fiscais.

2.  O Projeto de Implantação
• 80% das empresas concluíram seus projetos em até três meses. Apenas 17% dos projetos tiveram duração entre quatro e seis meses.

• Com relação aos custos do projeto, 62% investiram até R$ 10 mil, 22% de R$ 11 mil a R$ 30 mil e cerca de 10% entre R$ 30 mil e R$ 100mil.

• Quando o assunto é retorno do investimento, os números são muito dispersos. 22% acreditam que o projeto foi só despesa, não haverá retorno. Além disso, 23% sequer sabem se o projeto se pagará ou não. Por outro lado, 15% afirmam que o projeto atingirá o ponto de equilíbrio em até seis meses. 10% de seis meses a um ano e 20% em mais de um ano.

• 70% dos entrevistados informaram que a área contábil participou do projeto. Outras áreas que participaram foram: fiscal (63%), tecnologia (55%), administrativa (38,5%), diretoria (31%), compras (25%). Em 45% dos casos, houve envolvimento do próprio dono da empresa. Contudo, apenas em 25% das empresas ocorreu a contratação de consultoria externa.

3. Contingências
• O Formulário de Segurança (FS ou FS-DA) é o principal mecanismo de contingência oficial utilizado pelas empresas com quase 89% das respostas.

• Quanto às contingências estruturais, 67% utilizam “no break”. Além disso, 28% têm redundância de links de internet e 20% têm servidores redundantes.
• Quase 20% das empresas utilizam o sofware gratuito da Sefaz/SP como segunda opção de sistema emissor.

4. Certificados Digitais
• 62% dos pesquisados adquiriram e-CNPJ tipo A1 para assinar seus documentos eletrônicos, sendo que 24% preferiram o e-CNPJ tipo A3 em cartão e 12% em token. Menos de 10% optaram pelos certificados específicos para emissão de NF-e (e-PJ).

• Quanto ao fornecedor, a Serasa ocupa a primeira posição com 47%, seguido pela Certisign com 27%.

5. Fornecedor de Software
• Percebe-se uma grande dispersão nos números, de forma que não é possível identificar nenhum fornecedor como predominante, conforme abaixo:
Mastermaq..........14%
Sofware próprio..........    9%
Software gratuito Sefaz/SP.......... 9%
TOTVS..........9%
SAP ..........3%
Outros..........56%
Essa questão foi aberta, de forma a não limitar nenhuma resposta.

5. Como as empresas detectaram a obrigatoriedade
• O contador e a Secretaria de Fazenda são os principais responsáveis pela divulgação das informações sobre a obrigatoriedade, conforme abaixo:
Contador..........49%
Secretaria de Fazenda..........26%
Site..........9%
Consultoria Fiscal..........4%
Cliente..........3%
Revista..........3%
Essa questão foi aberta, de forma a não limitar nenhuma resposta.

6.  Futuros Projetos
• Sped Contábil, Sped Fiscal e implantação de ERP estão nos planos de curto prazo da maior parte das empresas, com 66%, 54% e 49%, respectivamente.

Em seguida temos:
Implantação de software fiscal..........20%
Implantação de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços..........17%
Planejamento Tributário..........17%
Auditoria Contábil..........13,5%
Adequação aos padrões internacionais de contabilidade..........12%
Gerencimento de documentos eletrônicos..........11%
Investimentos em segurança da informação..........11%
Auditoria eletrônica    7%