Novas ferramentas mudam rotina contábil

Enquanto muitas empresas colocam suas equipes de TI no desenvolvimento de softwares, outras optam por terceirizar. O seminário apresentou o trabalho prestado pela Sispro Serviços e Tecnologia junto a duas companhias, a Mundial e o Banrisul. Além do produto desenvolvido para atender aos clientes, a Sispro disponibiliza consultores que acompanham a implantação, orientando sobre as melhores práticas e oferecendo toda a sua estrutura de datacenter por meio do chamado Sped Birô, conforme explicou o gerente de consultoria da empresa, Regis Luis Brião de Souza.

A rotina contábil e fiscal das empresas vive uma etapa de transformações intensas. O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), composto pela Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é cada vez mais presente. Para um grande número de contribuintes de diferentes segmentos econômicos, a NF-e e o Sped Contábil já são realidade.

A implantação desses sistemas mostrou-se uma tarefa árdua. O papel do profissional de contabilidade, em meio a todas as novas tecnologias e obrigações, é o de ser a interface entre o Estado e a economia, entre o contribuinte e as administrações públicas.

Com o intuito de analisar os problemas e permitir a troca de experiências, o Conselho Regional de Contabilidade (CRC-RS) promoveu na semana passada em Porto Alegre o Seminário Sped e NF-e, com a participação de representantes dos fiscos estadual e federal, empresas e contadores. O objetivo, segundo o vice-presidente de Relações Institucionais Pedro Gabril, foi promover a atualização da classe. “O contador que não fizer o uso da Tecnologia da Informação (TI) e outros meios está fadado ao insucesso. Os escritórios devem estar equipados com as ferramentas atuais, ligados ao restante do mundo”, diz.

Aproximadamente 300 pessoas acompanharam os painéis que abordaram a visão dos governos e dos contadores sobre a NF-e e o Sped, seguido da apresentação do relato de empresas que implantaram os sistemas. Entre os palestrantes, um consenso: as dificuldades foram inúmeras no processo, realizado muitas vezes às vésperas do início da obrigatoriedade de entrega dos dados.

As vantagens do Sped foram destacadas pelo auditor fiscal da Receita Federal Márcio Fellicori Tonelli. Diversos setores e entidades, entre as quais o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e a Fenacon participaram do desenvolvimento do projeto. Supervisor técnico do Sped Contábil em Minas Gerais, Tonelli enfatizou os ganhos que o sistema trouxe não só ao governo como também aos contribuintes. O envio dos dados em meio digital proporcionou a melhora na qualidade das informações repassadas, tornando o novo arquivo mais importante na comparação com o papel. “A empresa passa a ter certeza de que a contabilidade é feita seguindo os requisitos mínimos dessa ciência. Pontos simples como a questão de os débitos baterem com os créditos agora podem ser verificados, o que não ocorria anteriormente com precisão”, explica o auditor.

Terceirizar serviço pode ser alternativa

Mais uma vez, a atenção ao prazo foi destacada pelos palestrantes. “Começamos o processo de envio das informações do Sped Contábil dois dias antes da data final, reunindo assinatura eletrônica e outros dados. Por experiência, não deixem para a última hora, pois sempre pode faltar uma guia para pagar ou algo a confirmar”, aconselhou o gerente de Controladoria da Mundial Cristiano Geraldo Mohr.

Também o Banrisul, que envolve não só o banco mas as outras unidades do grupo - empresa de consóricios, corretora de valores, Armazéns Gerais e Banrisul Serviços - optou por uma solução pronta no mercado para envio dos dados. O grupo decidiu contratar uma segunda empresa, esta para elaborar um relatório de tudo o que seria solicitado dentro do Sped, comparando com o serviço prestado pela Sispro. De acordo com Isaac Boeira de Oliveira, gerente-executivo da unidade de Contabilidade do Banrisul, a atuação em duas frentes foi um grande facilitador, pois ao final de 2008 o grupo já sabia todos os problemas que enfrentaria.

No caso do banco, o atendimento às exigências do Sped representou um grande trabalho. “Se não houvesse empenho interno e externo, não teríamos vencido o prazo legal para enviar os dados do Sped, que era até as 20h do dia 30 de junho. Nosso último arquivo foi transmitido às 20h09min”, comemorou Oliveira.

Governo prepara segunda geração da NF-e

Os anos de 2009 e 2010 são cruciais para o uso da Nota Fiscal Eletrônica. Em setembro, aproximadamente 50 novos segmentos econômicos passam a adotar a emissão do documento. A partir do ano que vem, a Receita Federal expandirá a obrigatoriedade. A chamada massificação da NF-e contemplará todas as operações interestaduais, vendas realizadas pelo serviço público, comércio atacadista e indústria.

Está prevista ainda a entrada em vigor da segunda geração da NF-e. Segundo Álvaro Bahia, coordenador técnico Nacional do Projeto, o novo documento trará ainda mais benefícios para os contribuintes e Fisco. Trata-se de uma evolução do atual modelo, onde será implementada a confirmação do recebimento pelo destinatário. Com isso será reduzida uma das principais fraudes ocorridas no Brasil com a NF-e: a simulação de operação interestadual para o pagamento de um diferencial de alíquota inferior, como se a comercialização tivesse sido realizada no mercado interno.

De acordo com Bahia, os contadores têm papel fundamental. O profissional assume uma responsabilidade maior. Ao receber tanto o documento fiscal eletrônico quanto o auxiliar, ele tem a obrigação de verificar se o segundo, que acompanhou a mercadoria, realmente espelha a informação contida na NF-e. “O contador passa a ter a responsabilidade direta no processo de escrituração contábil e fiscal do seu cliente e contribuinte do Fisco”, afirmou.

Usuária da Nota Fiscal Eletrônica desde o ano passado, a Coca-Cola Pernambuco foi o case apresentado no seminário. A companhia emite oito mil notas por dia, chegando a 14 mil ao dia em dezembro. As vendas são feitas para Pernambuco, Paraíba e parte da Bahia.

Fernando Augusto Gomes de Campos, gerente de Sistemas da unidade de Guararapes relatou os principais entraves enfrentados. Campos aconselha aos empresários que ainda não estão obrigados a emitir a NF-e que iniciem o quanto antes a implantação e testes. No caso do grupo, foram 45 dias entre a instalação do software e o início da obrigatoriedade. “No primeiro dia de operação, tínhamos caminhões cheios de mercadorias dentro do pátio, o que representa perda de dinheiro.” Além de treinar o pessoal interno, a Coca-Cola capacitou a equipe de vendas e motoristas, pois são eles que entregam a nota ao cliente.

Sped é instrumento de gestão fiscal

Enquanto muitos contribuintes veem a entrega do Sped como um fardo, no grupo Telefônica o sistema é tido como um instrumento de gestão fiscal. O gerente de Projetos Fiscais e Contábeis da Telefônica, Gilson Ramos, considera o Sped uma etapa da área fiscal e não um tema tributário apenas. “O Sped dá segurança ao administador no envio das informações”, afirmou.

A Telefônica integra o grupo de empresas que participa do projeto-piloto para a emissão da nota fiscal eletrônica no estado de São Paulo. No caso do setor de comunicações e energia elétrica, o documento diverge do emitido pela indústria e comércio. Com onze milhões de clientes e cerca de 15 milhões de notas fiscais impressas mensalmente, projeto busca eliminar a via em papel. “O modelo de NF-e no nosso setor, da mesma forma que o desenvolvido para a comercialização de mercadorias, torna-se inviável. O volume de emissões é muito grande”, explicou Ramos.

A agência reguladora dos serviços de comunicações, no caso a Anatel, determina que o cliente receba sua conta no mínimo sete dias antes da data de pagamento. De acordo com Ramos, os dados que deveriam ser repassados pelas companhias à Sefaz são muitos, tornando necessária a criação de alternativas que permitam viabilizar a NF-e no segmento. Uma saída encontrada, ainda em testes, é a autenticação das notas fiscais por lotes e não por unidades.

Ramos defendeu a participação de todos os setores no desenvolvimento do projeto Sped. “Sem apoio financeiro e da diretoria, surgirão problemas para executar as novas obrigações. Esse será o primeiro setor com o qual bateremos de frente ao tentar implantar o sistema”, argumentou.

União entre setores é fundamental

A implantação do Sped e de suas três vertentes - ECD, EFD e NF-e - deve incluir o envolvimento de diversos setores da empresa. A tarefa não cabe apenas aos profissionais do departamento contábil e fiscal, mas também à área de tecnologia e até a administração das empresas. Conforme o contador e sócio da Rokembach & Cia Auditores Luis Antônio Ilha Villanova a integração entre os diferentes departamentos é uma chave de sucesso para que a empresa tenha a correta entrega dos seus arquivos eletrônicos.

A gerente de Relacionamento da Alliance Consultoria Dulce Siqueira considera essencial que as empresas invistam não só nas ferramentas mas também em capacitação para mapear os requerimentos legais exigidos. A Alliance desenvolve produtos de solução fiscal voltados às obrigações e oferece serviço de consultoria. Uma das companhias atendidas é o grupo Telefônica.

Segundo Villanova, os contadores encontraram diversas dificuldades na implantação da NF-e na primeira entrega do Sped, finalizada em junho. O principal motivo foi que muitas deixaram para reunir os dados próximo ao término da data, o que gerou correria. Além disso, foram relatadas inúmeras dúvidas sobre colocar ou não a demonstração contábil no arquivo do Sped, seguir a numeração do livro do ano anterior etc. “Se o livro diário é o 31, o próximo será o 32; não recomeça do zero, segue a numeração. Só mudou o meio, sai do papel e passa a ser em meio eletrônico”, explicou. Todas as situações relatadas agora, tanto de dificuldades quanto de sucesso no cumprimento das obrigações, permitem agregar conhecimento para que os mesmos erros não sejam cometidos novamente.